Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir auf jenvorialto.sbs personenbezogene Daten und übermittelte Finanzunterlagen verarbeiten. Wir legen Wert auf Transparenz und möchten nachvollziehbar darstellen, welche Informationen wir zu welchem Zweck erheben, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben. Die Hinweise richten sich an Besucherinnen und Besucher unserer Website ebenso wie an Personen, die mit uns zu Projekten rund um Finanzberichte und Reporting-Pakete in Kontakt treten.

Welche Daten wir erheben

Je nachdem, wie Sie mit uns in Kontakt treten oder welche Leistungen Sie in Anspruch nehmen, verarbeiten wir unterschiedliche Arten von Daten. Dazu zählen klassische Kontaktdaten, inhaltliche Angaben zu Ihrem Anliegen sowie gegebenenfalls Finanzunterlagen, die Sie uns im Rahmen eines Projekts zur Verfügung stellen. Nachfolgend beschreiben wir die wichtigsten Kategorien.

• Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen oder uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben, etwa Name, Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit und den Inhalt Ihrer Nachricht. Diese Informationen nutzen wir, um Ihr Anliegen zu verstehen, Rückfragen zu klären und Ihnen passende Informationen zu unseren Leistungen rund um Finanzdokumenten-Management und Reporting-Pakete zu geben. Ohne diese Daten könnten wir Ihre Anfrage nicht sinnvoll bearbeiten.
• Im Rahmen einer Zusammenarbeit können zusätzliche Informationen anfallen, etwa organisatorische Angaben zu Ihrem Unternehmen, Beschreibungen bestehender Ablagestrukturen oder Beispielunterlagen aus Monatsabschlüssen, Budgets und Gremiensitzungen. Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um das vereinbarte Projekt durchzuführen, Strukturen zu analysieren und passende Empfehlungen zu erarbeiten. Umfang und Tiefe der Unterlagen richten sich nach dem gemeinsam festgelegten Projektumfang.
• Beim Besuch unserer Website werden aus technischen Gründen bestimmte Daten automatisch verarbeitet, etwa IP-Adresse in gekürzter Form, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seiten, verwendeter Browser und Betriebssystem. Diese Informationen nutzen wir, um die Stabilität und Sicherheit der Website zu gewährleisten und anonyme Statistiken über die Nutzung zu erstellen. Eine direkte Zuordnung zu einzelnen Personen erfolgt nicht, und wir führen diese Daten nicht mit Projektunterlagen zusammen.
• Wenn Sie sich für optionale Analyse-Cookies entscheiden, werden zusätzliche Nutzungsdaten in pseudonymer Form erhoben, zum Beispiel darüber, welche Inhalte besonders häufig aufgerufen werden oder über welche Endgeräte Zugriffe erfolgen. Diese Auswertungen helfen uns, Navigation und Inhalte zu verbessern. Wir verwenden diese Daten nicht, um individuelle Profile zu Finanzentscheidungen zu erstellen, sondern ausschließlich für die Weiterentwicklung der Website und ihrer Strukturen.

Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten, um Anfragen zu beantworten, Projekte zu planen und unsere Inhalte zu verbessern. Grundlage ist stets ein klarer Zweck, der sich aus Ihrer Kontaktaufnahme oder unserer Zusammenarbeit ergibt. Nachfolgend erläutern wir die wichtigsten Verarbeitungszwecke im Zusammenhang mit Finanzdokumenten und Reporting-Paketen.

• Wir verwenden Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, um Ihre Anfragen zu beantworten, Termine abzustimmen und Rückfragen zu klären. Dies umfasst auch die Vorbereitung möglicher Projekte, etwa durch die Übersendung von Informationen zu unserem Ansatz bei der Strukturierung von Reporting-Paketen oder durch die Abstimmung eines geeigneten Projektumfangs.
• Im Rahmen laufender Projekte nutzen wir bereitgestellte Finanzunterlagen, Beschreibungen von Ablagestrukturen und interne Richtlinien, um Analysen durchzuführen und Empfehlungen zu erarbeiten. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich für den vereinbarten Zweck und nur so lange, wie sie für die Projektbearbeitung oder für dokumentationspflichtige Nachweise erforderlich sind. Eine Nutzung für andere Zwecke erfolgt nicht ohne Ihre vorherige Abstimmung.
• Technische Nutzungsdaten wie verkürzte IP-Adresse, Zugriffszeitpunkte und aufgerufene Seiten verwenden wir, um die Sicherheit und Stabilität unserer Website zu gewährleisten. Dazu gehört etwa die Erkennung ungewöhnlicher Zugriffsmuster, die Fehlersuche bei Störungen und die Auswertung anonymisierter Statistiken zur Verbesserung von Struktur und Inhalten. Diese Daten führen wir nicht mit Projektinformationen oder personenbezogenen Profilen zusammen.
• Sofern Sie der Nutzung von Analyse-Cookies zugestimmt haben, verwenden wir die daraus gewonnenen Informationen, um zu verstehen, welche Inhalte rund um Finanzberichte und Dokumenten-Management besonders gefragt sind. Auf dieser Grundlage optimieren wir Navigation, Texte und Aufbau der Website. Die Auswertung erfolgt pseudonymisiert, ohne dass wir versuchen, einzelne Personen zu identifizieren oder ihr Verhalten über verschiedene Dienste hinweg nachzuverfolgen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist. Maßgeblich sind insbesondere die Regelungen der DSGVO und ergänzende nationale Vorschriften. Je nach Situation stützen wir uns auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen, die wir im Folgenden in vereinfachter Form darstellen.

Weitergabe von Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Eine Weitergabe zu Werbezwecken an andere Unternehmen erfolgt nicht. Im Zusammenhang mit der Organisation von Finanzunterlagen achten wir besonders darauf, dass sensible Inhalte geschützt bleiben.

• Für den Betrieb der Website und die Bereitstellung unserer Online-Formulare nutzen wir Dienstleister, etwa Hosting-Anbieter oder Anbieter von technischen Plattformen. Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO. Wir wählen unsere Partner sorgfältig aus, achten auf ein angemessenes Datenschutzniveau und kontrollieren die Einhaltung der vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen.
• Im Rahmen von Projekten kann es erforderlich sein, dass wir gemeinsam mit Ihnen weitere Dienstleister einbeziehen, etwa Anbieter von Kollaborationsplattformen oder externen Datenräumen. In solchen Fällen legen wir transparent offen, welche Rolle wir jeweils einnehmen und wie Verantwortlichkeiten in datenschutzrechtlicher Hinsicht verteilt sind. Eine Weitergabe von Finanzunterlagen erfolgt nur, wenn dies für den vereinbarten Zweck notwendig ist und angemessene Schutzmaßnahmen vereinbart wurden.
• Darüber hinaus können wir in Einzelfällen gesetzlich verpflichtet sein, Daten an Behörden, Gerichte oder andere öffentliche Stellen zu übermitteln, etwa im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder auf Grundlage verbindlicher Anordnungen. In solchen Situationen prüfen wir sorgfältig, ob und in welchem Umfang eine Herausgabe erforderlich ist, und beschränken sie auf das notwendige Maß. Eine routinemäßige Weitergabe zu allgemeinen Auskunftszwecken findet nicht statt.

Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten und übermittelte Finanzunterlagen vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem rollenbasierte Zugriffsrechte, sichere Übertragungswege, regelmäßige Überprüfung unserer Systeme sowie klare Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten. Trotz sorgfältiger Schutzmaßnahmen kann eine vollständige Sicherheit bei der Übertragung im Internet nicht zugesagt werden. Wir passen unsere Sicherheitsvorkehrungen regelmäßig an den Stand der Technik und an geänderte Risiken an.

Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO verschiedene Rechte im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. Wir nehmen diese Rechte ernst und unterstützen Sie bei der Wahrnehmung Ihrer Ansprüche. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Rechte und deren Bedeutung in der Praxis.

• Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Übersicht der relevanten Informationen zur Verfügung, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Geheimhaltungspflichten entgegenstehen. Dies umfasst insbesondere Angaben zu Verarbeitungszwecken, Kategorien von Daten, Speicherdauer und etwaigen Empfängern.
• Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen. Wenn sich etwa Ihre Kontaktdaten ändern oder wir Informationen missverständlich erfasst haben, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir prüfen Ihren Hinweis sorgfältig und passen die betreffenden Einträge an, soweit sie für laufende oder dokumentationspflichtige Vorgänge relevant sind.
• Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, etwa wenn der ursprüngliche Zweck der Verarbeitung entfallen ist oder Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen. Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder andere schutzwürdige Interessen entgegenstehen, schränken wir die Verarbeitung stattdessen ein. In jedem Fall prüfen wir Ihr Anliegen im Rahmen der geltenden Vorschriften und informieren Sie über das Ergebnis.
• Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen und besondere Gründe in Ihrer Situation vorliegen. Zudem haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass dadurch die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht zu, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, offen.

Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um den technischen Betrieb der Website sicherzustellen und anonyme Nutzungsstatistiken zu erstellen. Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage berechtigter Interessen, optionale Analyse-Cookies nur mit Ihrer Einwilligung. Details zu Art, Zweck, Speicherdauer und Widerspruchsmöglichkeiten finden Sie in unserer gesonderten Cookie-Richtlinie, die Sie jederzeit über den entsprechenden Hinweisbereich der Website aufrufen können.

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Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zu einzelnen Rechten haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren. Nutzen Sie dafür bitte die im Impressum genannten Kontaktdaten oder unser Kontaktformular. Wir prüfen jede Anfrage sorgfältig und antworten so konkret wie möglich, ohne dabei vertrauliche Informationen preiszugeben. Bitte senden Sie sensible Finanzunterlagen nur dann, wenn dies für Ihr Anliegen wirklich erforderlich ist.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Vorgaben ändern oder wir neue Verarbeitungsprozesse einführen. Maßgeblich ist stets die hier veröffentlichte, aktuellste Fassung. Bei wesentlichen Änderungen, etwa wenn sich Zwecke oder Rechtsgrundlagen der Verarbeitung deutlich erweitern, informieren wir im Rahmen der Website oder im Zuge einer laufenden Zusammenarbeit gesondert. Wir empfehlen, diese Seite gelegentlich erneut zu lesen, um über den aktuellen Stand informiert zu bleiben.